Rol van de facilitator – Gevoel van gezamenlijkheid en luisterende oren creëren

Simon Koolwijk | Datum: 2010.01.22 | Categorie: Faciliteren | Tags:

Door een organisatie (ICCO – Togetthere), die Junior Deskundigen (25 – 32 jaar) uitzendt naar ontwikkelingslanden, werd ik gevraagd om een electronische uitwisselingsseminar te faciliteren.  Deze jonge deskundigen begeleiden lokale ontwikkelingsorganisaties met management expertise op het gebied van projectmanagement, onderwijs,  mensenrechten en lokale economische ontwikkeling.  Ze werken over diverse werelddelen, varieërend van Indonesië, Zimbabwe, Cameroen tot Peru.  Tien adviseurs lieten via e-mail wisseling weten dat ze aan het virtuele seminar wilden meedoen.

Young professional in actie

Samen met de coördinator in Nederland van de uitzendorganisatie werd een e-onderzoek via Freeonlinesurvey uitgezet.  Wat houdt je op dit moment bezig?  Waar loop je tegen aan?  Wat zou je tijdens het seminar willen bediscussiëren?  Wie wil meedoen aan de opzet van het proces? Wie wil een artikel over de uitkomsten van het seminar schrijven?  Dit waren een aantal vragen die in het onderzoek werden gesteld.   Twee junior deskundigen lieten weten, dat ze mee wilden werken aan de opzet van het e-seminar.  Het laatste  is één van de cruciale randvoorwaarden als ik een e-conferentie of e-seminar faciliteer.  Eigenaarschap en betrokkenheid van de deelnemers vanaf het begin  is essentieël voor een actieve participatie van de deelnemers.

Begeleiding bij online communicatie

Tijdens een skype teleconferentie werd samen met de twee junior deskundigen de doelstellingen en het proces voorbereid.   Mijn rol als facilitator was om mee te denken met de opzet van het seminar. Twee thema’s, die de junior deskundigen wakker hielden,  werden geselekteerd.  1. Hoe kan ik collega’s bij mijn organisatieversterkingsinterventie betrekken? 2.  Hoe kan ik  netwerken effectief maken voor mijn lokale organisatie?   Er werd gekozen voor een traject, dat 4 weken zou duren.   Het seminar startte met een skype teleconferentie ter kennismaking,  1 week inventarisatie van ervaringen,  2 weken discussie over stellingen die gerelateerd waren aan de thema’s inclusief 2 skype teleconferenties en 1 week voor conclusies en evaluatie.     We kozen voor skype en d-groups, een listserver discussiegroep, als media om ervaringen uittewisselen.   We kozen bewust niet voor een discussieformum zoals Ning, omdat 25 % van de adviseurs slechte breedbandverbindingen hebben, soms geen electriciteit of  online verbinding hebben.   E-mail via de listserver is in dit soort situaties het meest effectief.

Opzet van een leerproces

Het seminar startte stroef.  De eerst skype conferentie zou met 7 mensen beginnen, maar we bleven over met drie.  Twee deelnemers moesten door onverwachte omstandigheden op hun werk verstek laten gaan,  en twee anderen konden geen online of telefoonverbinding krijgen.  We besloten de teleconferentie een week te verschuiven en een vragenlijst ter kennismaking werd via de d-group uitgezet.  Daarna kwam de uitwisseling los. Mijn rol als facilitator was om mensen te prikkelen en te betrekken.  Een aantal reageerden spontaan.  Een aantal anderen betrok ik via directe mailwisseling en een ander weer via een telefoongesprek.  Gaandeweg het proces werden deelnemers enthousiast.  Het eerste thema “Hoe kan ik mijn collega’s betrekken?” genereerde de meeste aandacht.  We besloten het tweede thema daarom terzijde te schuiven.  Tijdens de skype teleconferenties verkregen we de benodigde diepgang in de discussies en waren we in staat om de impliciete kennis expliciet te maken.  Eén van de Junior Deskundigen maakte namens de groep een verhaal, dat op een gezamenlijke weblog ”Everything you always want to know about capacity development werd gepubliceerd.

Simon face-to-face in actie als facilitator

Tijdens de evaluatie gaven deelnemers aan dat ‘t gevoel van gezamenlijkheid en ‘t delen van ervaringen dat jij niet de enigste bent, die tegen dilemma’s aanloopt,   de belangrijkste opbrengst van het seminar waren.

Mijn rol als facilitator was om wat in de hoofden van de deelnemers zat expliciet op schrift te maken en het gevoel van gezamenlijkheid en luisterende oren te creëren.

Simon Koolwijk

Januari  2010

*****  Dit artikel zal worden gepubliceerd in het boek “  Online leren en faciliteren   -   twitteren, bloggen en wiki-en  in je werk  “    geschreven door Joitske Hulsebosch en Sibrenne Wagenaar  dat in het voorjaar van  2010 zal uitkomen.